Những Quy Định Mới Nhất Về Hóa Đơn Điện Tử Năm 2018

Hóa đơn điện tử đang dần thay thế hóa đơn truyền thống trở thành công cụ không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Để có thể tận dụng tối đa những lợi ích của hình thức hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần nắm rõ những quy định mới nhất về hóa đơn điện tử của Bộ Tài Chính và Chính Phủ.

Quy định mới nhất về khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử

Chính phủ đã ban hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 quy định về hoá đơn kinh doanh hàng hoá, cung cấp dịch vụ trong đó có hình thức hoá đơn điện tử và Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử trong kinh doanh hàng hoá, cung ứng dịch vụ. Hai văn bản trên có những quy định về hóa đơn điện tử rất rõ ràng:

• Tổ chức, cá nhân muốn sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc phải đảm bảo cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cũng như có đội ngũ nhân lực có trình độ tin học cơ bản để tiến hành khởi tạo, chỉnh lý cũng như lưu trữ hóa đơn điện tử
• Tổ chức, cá nhân cần sở hữu chữ ký điện tử hợp lệ theo đúng quy định của pháp luật
• Tổ chức, cá nhân được quyền tự quyết định lựa chọn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử (doanh nghiệp có thể tự xây dựng hoặc sử dụng phần mềm trung gian)
• Tổ chức, cá nhân cần tiến hành thông báo cho khách hàng, đối tác về hình thức hoá đơn và cách thức gửi nhận hóa đơn điện tử.
• Tổ chức, cá nhân phải ban hành quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế trước khi áp dụng loại hình hóa đơn này
• Trong quá trình chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử, nếu có vướng mắc hoặc khó khăn, các tổ chức, cá nhân nên liên hệ với cơ quan thuế địa phương để được hướng dẫn, hỗ trợ.

Quy định mới nhất về chỉnh lý hóa đơn điện tử đã lập

Quy định mới nhất về hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần nắm rõ chính là quy định về tiến hành chỉnh lý những hóa đơn điện tử đã khởi tạo:

• Trường hợp tổ chức đã gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng nhưng chưa tiến hành giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc đã gửi cho người mua mà chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai sót thì phải có sự đồng ý và xác nhận của cả hai bên mua và bên bán mới được tiến hành chỉnh lý hoặc hủy.

• Doanh nghiệp khi thực hiện khởi tạo hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn sai phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…” . Trong trường hợp đã gửi hóa đơn điện tử cho bên mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, bên bán và bên mua đã kê khai thuế mới phát hiện sai sót thì bên bán và bên mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên, nêu rõ sai sót và thống nhất lập hóa đơn chỉnh lý. Sau khi điều chỉnh hóa đơn điện tử, bên bán và bên mua thực hiện kê khai thuế điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế
• Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử trung gian hoặc phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế để thực hiện lập hóa đơn thay thế, điều chỉnh hóa đơn hoặc xóa hủy hóa đơn

Quy định mới nhất về hủy hóa đơn điện tử

Hủy hóa đơn đúng pháp luật là một trong những quy định mới nhất về hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp nói chung và bộ phận kiểm toán – kế toán cần tìm hiểu kĩ để tránh sai phạm:

• Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận, hóa đơn điện tử đã hủy vẫn phải được lưu trữ để phục vụ công tác thanh tra –  kiểm tra của các cơ quan chức năng.Nguyên tắc xóa bỏ hóa đơn là làm cho hóa đơn đó mất giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu. Thông tin hóa đơn đã xóa bỏ được cơ quan thuế đăng tải trên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế.

• Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập, đã phát sinh số hóa đơn rồi phát hiện lỗi sai hoặc trường hợp hóa đơn không thành công do lỗi của doanh nghiệp thì các hóa đơn này sẽ bị hủy và doanh nghiệp không được gửi lại. Doanh nghiệp tiến hành truy cập vào phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế thực hiện hủy các hóa đơn này
• Trường hợp doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng các số hóa đơn đã đăng ký phát hành, doanh nghiệp tiến hành truy cập vào phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế để khai báo việc hủy số hóa đơn đã đăng ký nhưng chưa sử dụng theo mẫu số 06/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Nghị định. Thông tin hủy số hóa đơn của doanh nghiệp được cơ quan thuế đăng tải trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Để được tư vấn kỹ hơn về những quy định mới nhất về hóa đơn điện tử cũng như một số quy định khác cần nắm rõ về hóa đơn điện tử, Quý Khách hàng hãy gọi 024 3877 6556 để nhận được sự tư vấn từ những chuyên gia đầu ngành của PTP-Invoice.