Hóa Đơn Điện Tử Hợp Lệ Đúng Quy Định Của Chính Phủ

Hóa đơn điện tử  là loại hình hóa đơn tiện lợi mới và đang dần trở thành xu hướng bắt buộc tại Việt Nam theo lộ trình của Chính Phủ và Bộ Tài Chính. Một trong những điều đầu tiên doanh nghiệp và tổ chức cần nắm rõ chính là thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ để quá trình sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi, nhanh chóng.

1. Tính hợp pháp và cơ sở pháp lý của hóa đơn điện tử hợp lệ

Tại khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính đã quy định:

Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Hóa đơn điện tử hợp lệ hiểu một cách đơn giản và chính xác chính là những hóa đơn đã được doanh nghiệp đăng ký sử dụng và được cấp phép bởi Bộ Tài Chính và Tổng Cục Thuế, ngược lại những hóa đơn không hợp lệ chính là các hóa đơn giả mạo, hóa đơn tự khởi tạo và thiết kế của doanh nghiệp nhưng chưa có thông báo phát hành và chưa đăng ký trên hệ thống của cơ quan thuế.

Theo Khoản 3 điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã nêu rõ : hóa đơn điện tử có đầy đủ giá trị pháp lý giống như những loại hình hóa đơn giấy truyền thống nếu thỏa mãn đồng thời và đầy đủ các điều kiện sau:

• Đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tính toàn vẹn thông tin nghĩa là thông tin chưa bị thay đổi và đầy đủ, ngoại trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
• Nhóm thông tin được nêu trong hóa đơn điện tử đảm bảo có thể truy cập, sử dụng, kiểm tra được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết

2. Tiêu chí nội dung cần thiết của hóa đơn điện tử hợp lệ

Hóa đơn điện tử thế nào là hợp lệ? Bên cạnh việc được cấp phép và xác nhận bởi Tổng cục thuế, hóa đơn điện tử cần đảm bảo đầy đủ một số nội dung bắt buộc:

• Thông tin về hóa đơn: Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
• Thông tin bên bán: Tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế
• Thông tin bên mua: Tên doanh nghiệp/cá nhân, địa chỉ, mã số thuế
• Nội dung cung ứng hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng cộng tiền hàng và dịch vụ, tiền thuế, tổng tiền thanh toán kèm thuế, tiền hàng hóa được viết rõ bằng chữ.
• Họ tên đầy đủ, chữ ký điện tử hợp lệ của hai bên, ngày tháng năm lập và gửi hóa đơn

Một số lưu ý về nội dung của hóa đơn điện tử hợp lệ:

• Hóa đơn điện tử được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
• Tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in

Để được tư vấn kỹ hơn về những quy định cần biết về hóa đơn điện tử hợp lệ Quý Khách hàng hãy gọi 024 3877 6556 để nhận được sự tư vấn từ những chuyên gia đầu ngành của PTP-Invoice.