Tóm tắt Thông tư 32 2011 TT BTC về hoá đơn điện tử của Bộ tài chính

Thông tư 32 2011 TT BTC về hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của Bộ Tài chính. Thông tư 32 BTC đã được ban hành từ năm 2011 tuy nhiên loại hình hóa đơn này vẫn còn mới đối với cộng đồng Doanh nghiệp. PTP-invoice xin tóm tắt những thông tin quan trọng đến với Quý Khách hàng.

Định nghĩa thông tư 32/2011/TT-BTC về Hóa đơn điện tử

• Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
• Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy được xử lý truyền bằng phương tiện điện tử không phải là HĐĐT.
• Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý khi đảm bảo tin cậy, tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử và thông tin chứa có thể truy cập sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh

Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử

• Tổ chức cá nhân lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa,cung ứng dịch vụ
• Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
• Cơ quan quản lý thuế các cấp và tổ chức cá nhân có liên quan đến hóa đơn điện tử

Nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử

• Thông tư 32 2011 TT BTC quy định người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử,cách thức tuyền( trực tiếp hoặc qua hệ thống trung gian); đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật, tính toàn vẹn và bảo mật liên quan đến hóa đơn điện tử
• Người bán: là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện( giao dịch điện tử trong khai thuế hoặc ngân hàng). Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, thiết bị truyền đáp ứng yêu cầu, có đội ngũ thực thi đủ trình độ, có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Có phần mềm kết nối phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán; có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng yêu cầu về chất lượng

Điều kiện của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

• Là doanh nghiệp hoạt động tại VN có giấy chứng nhân đăng ký kinh doanh trong lĩnh vực CNTT hoặc ngân hàng được cung cấp giao dịch điện tử
• Có phần mềm về khởi tạo, lập và truyền hóa đơn điện tử
• Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp CNTT để phục vụ trao dổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp
• Có hệ thống thiết bị kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu
• Có khả năng phát hiện, cảnh báo ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu khôi phục dữ liệu
• Có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch
• 6 tháng 1 lần có văn bản báo cáo cơ quan thuế

Nội dung của hóa đơn điện tử theo thông tư 32 2011

Theo thông tư 32 BTC thì nội dung hóa đơn điện tử bắt buộc bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
• Thông tin người bán
• Thông tin người mua
• Thông tin chi tiêt đơn hàng.
• Chữ ký điện tử
• Hóa đơn thể hiện bằng Tiếng Việt

Nội dung không bắt buộc

• Logo, hình ảnh trang trí quảng cáo
• Thêm các thuộc tính phục vụ mục đích quản lý
• Phù hợp với pháp luật hiện hành, không bị che khuất

Khởi tạo phát hành hóa đơn điện tử

• Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ thông tin người bán, loại hóa đơn, ký hiệu, định dạng truyền-nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hóa; nội dung chủ yếu gồm tên hệ thống thiết bị, tên phần mềm, bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật, quy trình khởi tạo,lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử
• Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp có thay đổi phả thông báo phát hành(niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn trong thời gian sử dụng) theo hướng dẫn.
• Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau và phải thực hiện thông báo phát hành theo quy định.

Lập hóa đơn điện tử

• Là việc thiết lập đầy đủ các thông tin quy đinh trên định dạng hóa đơn điện tử theo thông tư 32 2011 TT BTC. Người bán thực hiện lập hóa đơn tại hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của người bán hoặc truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp
• Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn từ người bán đến người mua qua hình thức gửi trực tiếp hoặc thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập

• Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và gửi cho người mua , người bán và người mua chưa kê khai thuể, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
• Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả 2 bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót

Báo cáo sử dụng, ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

• Được thực hiện theo theo quy định tại Thông tư 153/2010/TT-BTC. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử gửi báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế

Lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử

• Người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu
• Điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử đã lập: nội dung có thể truy cập và sử dụng khi cần thiết, được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó khởi tạo. xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử
• Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng

Chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

• Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy (hay hóa đơn chuyển đổi) để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 1 lần. Phải có chữ ký người bán, dấu của người bán
• Điều kiện: phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gộc, có ký hiệu riêng xác nhận khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, có chữ ký và họ tên của người thực hiên chuyển.

Kiểm tra việc khởi tạo, lập, phát hành, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử

• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền có trách nhiệm thanh tra, kiểm tra, phát hiện và xử lý các vi phạm về hóa đơn điện tử trong hoạt động mua bán
• Tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chịu sự thanh tra, kiểm tra và có trách nhiệm cung cấp đầy đủ dữ liệu của hóa đơn điện tử

Hiệu lực thi hành và tổ chức thực hiện

• Thông tư 32 2011 TT BTC có hiệu lực từ ngày 01/05/2011
• Các nội dung khác được thực hiên theo quy định tại nghị định số 51/2010/NĐ-CP và thông tư số 153/2010/TT-BTC.