Hóa đơn điện tử là gì và Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử được áp dụng để thay thế các loại hóa đơn sau:

• Hóa đơn Giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn xuất khẩu
• Hóa đơn khác gồm: Tem, vé, thẻ, Phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
• Ngoài ra có thể áp dụng cho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

Theo định nghĩa tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC

Định dạng của hóa đơn điện tử là gì?

Trên thế giới, hóa đơn điện tử hoặc các văn bản điện tử được sử dụng rông rãi theo định dạng PDF và XML. Tại Việt Nam, các nhà cung cấp đang sử dụng định dạnh XML. Định dạng này giúp cho việc lưu trữ được giảm so với Hóa đơn ở định dạng PDF tuy nhiên nhược điểm là Người sử dụng không thể view trực tiếp file Hóa đơn điện tử mà phải sử dụng một phần mềm đê đọc và View ra cho người dùng khai thác thông tin. Như vậy, Định dạnh của Hóa đơn điện tử chính là XML giống với định dạng hồ sơ khai báo thuế hiện nay.

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Mục 2 điều 4, thông tư 32 về điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử quy định:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, có khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.

Các căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử

LUẬT GIAO DỊCH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

• Luật Giao dịch điện tử (số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005).

NGHỊ ĐỊNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

• Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về Hóa đơn bán hàng và cung ứng dịch vụ;
• Nghị định 26/2007/NĐ-CP về Chữ ký điện tử.

THÔNG TƯ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

• Thông tư 32/2011/TT-BTC về Khởi tạo, phát hành và sử dụng Hóa đơn điện tử.
• Thông tư 39/2014/TT-BTC về Hướng dẫn Hóa đơn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.

Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Căn cứ theo điều 7 thông tư 32/2011/TT-BTC:

Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm:

• Quyết định áp dụng Hóa đơn điện tử (Mẫu 1. Phụ lục)
• Hóa đơn mẫu dạng điện tử được ký số giống như gửi cho KH gửi qua đường điện tử. In bản thể hiện của Hóa đơn điện tử.
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Mẫu 2. Phụ lục)

Doanh nghiệp nộp Hồ sơ đến CQT quản lý trực tiếp

• Doanh nghiệp nộp bản cứng đến Cơ quan thuế.
• Nộp qua mạng trong trường hợp iHTKK tương thích.

Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử là gì, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? Quý khách liên hệ với Tổng đài hỗ trợ của chúng tôi 024 3877 6556