Hướng dẫn quy trình xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm M-Invoice.

Quy trình xuất hóa đơn điện tử trên Phần mềm nói chung và phần mềm PTP-Invoice nói riêng khá là đơn giản. Giúp cho công tác lập, xuất khởi tạo hóa đơn điện tử trở nên nhanh chóng và tiện dụng, tiết kiệm được thời gian cho cả người bán lẫn người mua khi sử dụng hóa đơn.

Hóa đơn điện tử (HDDT) là loại hình hóa đơn còn mới. Tuy nhiên theo dự kiến, việc triển khai sử dụng phần mềm HDDT trên diện rộng tại các doanh nghiệp sẽ bắt đầu từ năm 2019. Mặc dù thời gian không còn nhiều, song vẫn có rất nhiều người chưa hiểu rõ về loại hình hóa đơn này. Có nhiều cách hiểu về HDDT nhưng về cơ bản HDDT là phương pháp điện tử hóa hóa đơn giấy vì phần lớn các nghiệp vụ của hóa đơn giấy đều được áp dụng tương tự với HDDT.

Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn quý khách hàng khái quát quy trình hóa đơn điện tử trên phần PTP-Invoice bao gồm:

1. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử.
2. Quy trình xuất hóa đơn điện tử.
3. Phê duyệt và ký điện tử trên hóa đơn.
4. Điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập.
5. Tra cứu, xem và tải hóa đơn điện tử về.

1. Điều kiện và Thủ tục Đăng ký hóa đơn điện tử.

1.1 Thủ tục đăng ký, phát hành HDDT.

Về thủ tục đăng ký, phát hành, so với hóa đơn giấy, hddt sẽ có thêm 1 bước là “Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử”. Như vậy các thủ tục để doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Bước 1: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.
• Bước 2: Tạo và gửi mẫu hoá đơn điện tử lên cơ quan thuế.
• Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử.

1.2 Điều kiện phát hành hóa đơn điện tử.

• Là đơn vị đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;
• Có chữ ký điện tử theo quy định;
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ sử dụng hóa đơn điện tử.

2. Khởi tạo, lập, quy trình xuất hóa đơn điện tử.

Việc xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm có thể chia ra làm một số cách thức sau:

• Tích hợp và xuất hóa đơn điện tử qua API / Webservice.
• Tích hợp và xuất hóa đơn qua ODBC / Excel hoặc qua file dữ liệu có cấu trúc như XML.
• Lập và xuất hóa đơn điện tử thủ công từ phần mềm.

Trong khuôn khổ bài này, tôi sẽ giới thiệu cho các bạn phương pháp thứ 3 là lập và xuất hóa đơn điện tử thủ công trên trên phần mềm hóa đơn điện tử 

2.1 Quy trình xuất hóa đơn điện tử.

2.2 Lập hóa đơn điện tử: Nhập thông tin hóa đơn và chờ duyệt.

Đây là bước mà người dùng sẽ nhập các thông tin cần có trên hóa đơn: thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa, loại hóa đơn, thông tin thuế …

Trong phần lớn các trường hợp, phần mềm hóa đơn điện tử PTP-Invoice được tích hợp với hệ thống phần mềm của doanh nghiệp như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm ERP của doanh nghiệp, do đó, ngay từ khi bán hàng, các thông tin đã được tự động đồng bộ với hệ thống xuất hóa đơn điện tử và có thể xuất hóa đơn được ngay lập tức. Nhờ vậy sẽ giảm thiểu được quá trình nhập tay, tránh phát sinh sai sót và nâng cao hiệu quả làm việc của người dùng.

Việc lập hóa đơn trực tiếp và quy trình hóa đơn điện tử trên Phần mềm PTP-Invoice cũng hết sức đơn giản để giảm thiểu các sai sót về mặt dữ liệu của người nhập được thể hiện cụ thể trong những hình ảnh sau:

Đối với những trường hợp khi phần mềm PTP-Invoice đã được tích hợp với hệ thống phần mềm của doanh nghiệp, người dùng có thể bỏ qua thao tác nhập dữ liệu như trên. Các dữ liệu sẽ được tự động đồng bộ và người sử dụng chỉ cần kiểm tra lại thông tin trước khi lập hóa đơn.

Sau khi hoàn thành quá trình khởi tạo, hóa đơn sẽ được chuyển sang trạng thái chờ duyệt.

Như vậy, với Phần 1: Hướng dẫn tổng quan sử dụng, quản lý và quy trình xuất hóa đơn điện tử PTP-Invoice, chúng ta đã có một cái nhìn sơ bộ về quy trình đăng ký hóa đơn điện tử và khởi tạo hóa đơn điện tử.