Cách đăng ký phát hành hóa đơn xác thực theo mẫu 05/ĐK-HĐXT

Ngày 23/6/2015, quyết định số 1209/QĐ-BTC được ban hành về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (hóa đơn xác thực).  Trước khi sử dụng hóa đơn xác thực, doanh nghiệp phải truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế để đăng ký phát hành hóa đơn xác thực theo mẫu 05/ĐK-HĐX. Trong bài viết dưới đây, PTP - Invoice sẽ hướng dẫn các bạn cách đăng ký phát hành hóa đơn xác thực.

Điều kiện để doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực

Doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện sau đây được đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực:

• Là doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động.
• Có chứng thư số theo quy định của pháp luật. Chứng thư số phải có thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực.
• Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet.

Các bước đăng ký phát hành hóa đơn xác thực theo mẫu 05/ĐK-HĐXT

Doanh nghiệp đăng ký phát hành hóa đơn xác thực theo mẫu 05/ĐK-HĐXT với các bước sau:

Bước 1: Doanh nghiệp truy cập vào trang web https://laphoadon.gdt.gov.vn sauđó đăng nhập vào hệ thống bằng tên đăng nhập và mật khẩu của cơ quan thuế cấp cho doanh nghiệp.

Bước 2: Doanh nghiệp kích vào đăng ký phát hành hóa đơn xác thực theo mẫu số 05/ĐK-HĐXT với cách lập như sau:

1. Chỉ tiêu 1. Tên doanh nghiệp: Là tên trên đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Chỉ tiêu 2. Mã số thuế: Là mã số thuế đã được Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp.
3. Chỉ tiêu 3. Địa chỉ: Là địa chỉ trên đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp
4. Chỉ tiêu 4: Số điện thoại liên hệ, Email là thông tin liên lạc của doanh nghiệp.
5. Chỉ tiêu 5. Các loại hóa đơn đăng ký phát hành:

• Tên loại hóa đơn: Tên loại hóa đơn thể hiện trên mỗi tờ hóa đơn. Ví dụ: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng – phiếu bảo hành, hóa đơn giá trị gia tăng (phiếu bảo hành), hóa đơn giá trị gia tăng – phiếu thu tiền,…
• Mẫu số: Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên mặc định là số 0, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu).
• Ký hiệu: Là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.
• Số lượng: Là số lượng hóa đơn doanh nghiệp đăng ký phát hành, tùy theo doanh nghiệp định phát hành bao nhiêu hóa đơn thì đăng ký phát hành cho phù hợp.
• Từ số: Số hóa đơn đầu tiên trong lượng hóa đơn doanh nghiệp đăng ký phát hành.
• Đến số: Số hóa đơn cuối cùng trong lượng hóa đơn doanh nghiệp đăng ký phát hành.
• Phần mềm sử dụng để lập hóa đơn: Doanh nghiệp có thể sử dụng những phần mềm lập hóa đơn sau:
  • Phần mềm Lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA).
  • Phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN).
  • Phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD).

Nếu doanh nghiệp sử dụng đồng thời cả 3 phần mềm để lập hóa đơn thì doanh nghiệp cần phải ghi rõ theo ký hiệu, mẫu số, loại hóa đơn và số lượng hóa đơn được lập trên từng phần mềm. Doanh nghiệp phải đăng ký thông tin phát hành cho từng phần mềm.

Ngày bắt đầu sử dụng: Là ngày doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn đó.

Bước 3:Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để hoàn thành việc đăng ký phát hành hóa đơn xác thực.

Lưu ý:

• Doanh nghiệp được sử dụng và lập hóa đơn ngay khi thông báo phát hành được lập và gửi cho cơ quan thuế.
• Nếu doanh nghiệp thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực, doanh nghiệp truy cập vào web của chính phủ để đăng ký phát hành hóa đơn xác thực theo mẫu số 05/ĐK-HĐXT.

Trách nhiệm của doanh nghiệp sử dụng hóa đơn xác thực

Doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản của doanh nghiệp và tài khoản người sử dụng của doanh nghiệp đã được cấp. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, đầy đủ, chính xác, trung thực đối với nội dung hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử và lưu hóa đơn xác thựccủa cơ quan Thuế dưới định dạng XML theo chuẩn do Tổng cục Thuế quy định.