Hiệu quả thiết thực từ hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử đã được triển khai áp dụng vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp khá lâu. Có khá nhiều doanh nghiệp hào hứng đón nhận loại hình hóa đơn này, song song với nó là sự “trốn tránh” sử dụng của một vài doanh nghiệp. Tuy nhiên, cả  cơ quan thuế và doanh nghiệp đều không thể phủ nhận lợi ích, hiệu quả mà hóa đơn điện tử mang lại.

Minh bạch, tiết kiệm

Đây là một trong những lý do mà cơ quan thuế và doanh nghiệp chân chính hứng thú với hóa đơn điện tử. Và cũng là lý do mà nhiều doanh nghiệp không muốn áp dụng.

Đối với doanh nghiệp thì giải pháp hóa đơn điện tử góp phần vào viêc kiểm soát quá trình phát hành, lưu trữ hóa đơn. Từ đó, dễ dàng quản lý hoạt động kinh doanh, doanh thu của doanh nghiệp.

Hơn nữa, hóa đơn giấy rất dễ bị làm giả và trở thành hóa đơn bất hợp pháp. Nhiều doanh nghiệp lợi dụng điều này gây cản trở trong việc thanh tra thuế, gian lận thuế. Hóa đơn điện tử sẽ làm giảm thiểu tình trạng hóa đơn giả, tăng tính minh bạch của doanh nghiệp.

Hơn nữa, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí cho quá trình tạo, lập hóa đơn. Với việc sử dụng hóa đơn truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải tốn thời gian để đợi chờ xin xác nhận hóa đơn, kê khai lưu trữ hóa đơn, chi phí in hóa đơn,…

Nhưng hiện nay, doanh nghiệp chỉ cần tạo lập hóa đơn ngay trên hệ thống của cơ quan thuế. Như vậy sẽ không tốn thời gian chờ đợi hay chi phí như hóa đơn truyền thống. Sau khi đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần có thêm phần mềm hóa đơn điện tử để thực hiện giao dịch với khách hàng.

Quảng bá thương hiệu doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử khá đa dạng, có thể được thiết kế theo nhiều mẫu mã khác nhau. Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thiết kế mẫu hóa đơn và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Trên mẫu hóa đơn này, doanh nghiệp có thể tự thiết kế hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp.

Khi xuất hóa đơn cho khách hàng đồng nghĩa với việc đem thương hiệu, hình ảnh công ty đến với khách hàng. Đây được xem một trong những cách giúp quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp. Từ đó, chỉ cần nhìn thấy logo, hình ảnh là khách hàng sẽ nhanh chóng nhận ra thương hiệu của đơn vị đó.

Bắt kịp xu hướng hóa đơn điện tử

Ngày nay, công nghệ số đang ngày càng phát triển, nước ta cũng đang tiến đến cùng hòa nhập vào nền công nghệ 4.0. Vì vậy doanh nghiệp cũng cần nhận thức và áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh.

Các nước xung quanh và nhiều nước trên thế giới đã và đang áp dụng công nghệ số vào sản xuất kinh doanh, đặc biệt là hóa đơn điện tử cho quá trình giao dịch. Nếu doanh nghiệp nước ta không bắt kịp xu hướng, vẫn là hình thức giao dịch hóa đơn giấy truyền thống thì sẽ khó có thể hợp tác với các doanh nghiệp nước ngoài.

Doanh nghiệp nên cải tiến sản xuất kinh doanh theo hướng tự động hóa, áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý. Đồng thời, sử dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh cũng như thực hiện nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước.

Với những điều kiện có sẵn như Mobile Banking, Internet Banking, SMS Banking… thì việc triển khai hóa đơn điện tử sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn. Áp dụng công nghệ thông tin giúp tăng năng suất cho doanh nghiệp và giảm nhiều chi phí khác trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.

Mô hình hoạt động kinh doanh hiện đại

Hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử vừa đảm bảo tính chính xác, chặt chẽ vừa tảng tính bảo mật thông tin. Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng và đều cho thấy rằng hoạt động kinh doanh của đơn vị năng động hơn, tiên tiến hơn.

Với phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tạo mẫu hóa đơn  và phát hành hóa đơn ngay tại chỗ. Cũng như việc đăng ký sử dụng hóa đơn nhanh chóng, hiệu quả hơn. Doanh nghiệp không cần đến tận cơ quan thuế để thực hiện thủ tục hành chính về thuế.

Nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi những chứng từ thanh toán, kiểm toán, hạch toán chính xác hơn. Hơn nữa, tình trạng hỏng, nát, rách hóa đơn cũng được giải quyết bởi tất cả dữ liệu đều lưu trong hệ thống máy tính.

Có thể ban đầu khi mới triển khai hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp sẽ gặp những rắc rối và khó khăn. Doanh nghiệp cần tập huấn và rèn luyện kỹ năng công nghệ thông tin cho nhân viên để việc thực hiện hóa đơn điện tử hiêu quả nhất. Sau khi sử dụng thành thạo rồi thì bạn sẽ nhận thấy rõ lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại: tiết kiệm chi phí, tăng tính bảo mật, minh bạch, quản lý hiệu quả…