Cách Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử Đơn Giản Và Hiệu Quả Nhất.
Làm thế nào để quản lý hóa đơn điện tử đơn giản và hiệu quả là câu hỏi của nhiều tổ chức, doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử hiện đại đã giải quyết được rất nhiều vấn đề tồn đọng của hóa đơn giấy như chi phí, lưu trữ, thời gian,…tuy nhiên chúng ta cần quản lý những hóa đơn điện tử cho phù hợp để đạt hiệu quả tốt nhất.
Cách quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả nhất cho doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử đều được lưu trữ trên phương tiện điện tử như máy tính, nên giúp việc quản lý hóa đơn điện tử trở nên thuận tiện, nhanh chóng, giảm bớt khối lượng công việc cho doanh nghiệp. Mọi thao tác như tạo lập hóa đơn, xuất hóa đơn, chỉnh sửa hay gửi đến người tiêu dùng đều có thể thực hiện bằng một cú nhấn chuột.
Cần quản lý hóa đơn điện tử như thế nào để hiệu quả?
Mỗi hóa đơn điện tử đều có thể dễ dàng lưu trữ thành một tập tin riêng với tên gọi riêng biệt, để dễ dàng tìm kiếm, kiểm tra lại. Để thuận lợi cho việc theo dõi, tìm kiếm và chỉnh lý, doanh nghiệp nên lưu thông tin hóa đơn điện tử vào Google Drive.
Đồng thời, bạn nên tạo một bản sao của mỗi tập tin hóa đơn điện tử. Khi xuất và gửi hóa đơn cho khách hàng, bạn nên gửi bản sao, giữ lại bản gốc để có thể đối chiếu và lưu giữ.
Khi lưu hóa đơn điện tử, bạn nên đặt tên tập tin theo mẫu “Ngày xuất – Tên khách hàng – Danh mục”. Như vậy, khi bạn muốn tìm kiếm lại bất kì hóa đơn nào sẽ vô cùng đơn giản. Lưu tên hóa đơn như vậy, không những khoa học mà còn giúp phòng kế toán của công ty dễ dàng kê khai, làm sổ sách hơn.
Phần mềm hóa đơn điện tử có thể được đồng bộ hóa vào nhiều máy tính, đội ngũ nhân viên trong phòng kế toán, giám đốc, quản lý,…có thể đồng bộ vào máy tính để xử lý thông tin hóa đơn nhanh chóng, thuận tiện, dễ dàng hơn.
Một số nội dung cơ bản trong hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp có thể tự thiết kế, khởi tạo và đăng ký mẫu hóa đơn điện tử, tuy nhiên mỗi hóa đơn điện tử sẽ có những nội dung cơ bản như:
Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn
Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn (quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính)
Tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp và khách hàng
Tên mặt hàng, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá bằng số và bằng chữ.
Giá trị sau thuế giá trị gia tăng viết bằng số và bằng chữ.
Chữ ký điện tử hợp lệ của doanh nghiệp và khách hàng
Ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn.
Hướng dẫn tra cứu quản lý hóa đơn điện tử xác thực nhanh chóng.
Cách quản lý xuất hóa đơn điện tử vô cùng đơn giản, nhanh chóng và thuận tiện. Việc tra cứu thông tin, thông báo phát hành hóa đơn điện tử có mã số xác thực cũng vô cùng nhanh gọn.
Việc tra cứu và phát hành hóa đơn điện tử rất đơn giản.
Bước 1: Truy cập vào website tra cứu thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế tại địa chỉ: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/dkphtc.html
Bước 2: Nhập một số thông tin như: mã số thuế, ngày phát hành, mã xác thực, nhập lại mã xác thực
Bước 3: Ấn “Tra cứu”
Nếu người tiêu dùng hoặc doanh nghiệp muốn xác minh hóa đơn điện tử có mã xác thực, có thể làm theo các bước như sau:
Bước 1: Truy cập vào website xác thực của Tổng cục Thuế theo địa chỉ sau: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/dkphtc.html
Bước 2: Nhập một số thông tin như: số hóa đơn xác thực, mã xác thực và mã kiểm tra
Bước 3: Ấn “Tra cứu”
Phần mềm hóa đơn điện tử PTP-invoice được Tổng Cục Thuế chứng nhận.
Phần mềm PTP-invoice cung cấp giải pháp quản lý HDDT toàn diện và hiệu quả.
Với dịch vụ chuyên nghiệp, nhanh chóng và đặc biệt đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin cho doanh nghiệp, PTP-invoice được tin tưởng và giữ vững vị thế là một trong những nhà cung cấp hóa đơn điện tử hàng đầu tại Việt Nam
CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIỄN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN
Số 564 Nguyễn Văn Cừ, P. Gia Thụy, Q. Long Biên, TP. Hà Nội
Email : chamsockhachhang.ptp@gmail.com
Hotline : 024 3877 6556
Cách Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử Đơn Giản Và Hiệu Quả Nhất.
