Nhiều doanh nghiệp, đơn vị đã áp dụng hóa đơn điện tử vào hoạt động kinh doanh. Hiện nay, đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử hầu hết là các doanh nghiệp kinh doanh, sản xuất.
Bệnh viện Bạch Mai đang triển khai áp dụng hóa đơn điện tử vào việc khám chữa bệnh. Trong quá trình triển khai, bệnh viện có nhiều vướng mắc về vấn đề thực hiện hóa đơn điện tử.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào khám chữa bệnh tại bệnh viện Bạch Mai (Nguồn: Internet)
Vì vậy Tổng cục thuế có Công văn số 1959/TCT-DNL Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử. Giúp bệnh viện cũng như doanh nghiệp triển khai loại hóa đơn này hiệu quả nhất. Đồng thời, góp phần hoàn thiện các chính sách, quy định để đẩy mạnh sử dụng hóa đơn điện tử rộng khắp các lĩnh vực trong cuộc sống.
Nội dung của Công văn 1959/TCT-DNL như sau:
Chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử
Trường hợp khách hàng không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp dịch vụ giữa doanh nghiệp và khách hàng như: phiếu thu, biên nhận thanh toán, hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho…
Với các trường hợp trên thì doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử cho khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký số của khách hàng.
Về tiêu thức chữ ký và dấu của người bán trên hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy
Chỉ thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy cho khách hàng khi khách hàng có nhu cầu và chuyển đổi duy nhất 01 lần.
Hóa đơn điện tử chuyển sang giấy cần đáp ứng các điều kiện sau:
Phản ảnh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn sang hóa đơn giấy.
Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy (Nguồn: Internet)
Giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi
Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý khi đảm bảo các yêu cầu sau: tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn gốc, thực hiện chuyển đổi chữ ký, họ tên theo đúng quy định của pháp luật, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi.
Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi
Ký hiệu riêng trên hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy gồm đầy đủ các thông tin sau:
Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc.
Họ và tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi.
Thời gian thực hiện chuyển đổi.
Về việc hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy có nhiều hơn một trang
Doanh nghiệp muốn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy và có số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn. Khi đó, doanh nghiệp vẫn thực hiện tương tự như sử dụng hóa đơn điện tử tự in, tuy nhiên lập và in hóa đơn được thực hiện trực tiếp từ phần mềm.
Trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị:
Cùng số hóa đơn của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động).
Cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua,người bán như trang đầu.
Cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu, kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).
Về chữ ký điện tử trên văn bản thỏa thuận trong trường hợp phát hiện sai sót
Khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định rõ về việc hóa đơn điện tử đã lập sau đó phát hiện sai sót.
Doanh nghiệp phải lập văn bản xác nhận sai sót bằng giấy có chữ ký của người mua và người bán. Sau đó, lập hóa đơn điện tử chỉnh sai sót theo quy định tại Điều 9Thông tư số 32/2011/TT-BTC.
Tổng cục thuế hướng dẫn chi tiết thực hiện hóa đơn điện tử và giải đáp đầy đủ các vướng mắc cho bênh viện Bạch Mai cũng như doanh nghiệp. Bệnh viện Bạchh Mai cũng thực hiện kết nối phần mềm khám chữa bệnh với phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử. Thực hiện kết chuyển dữ liệu từ phần mềm khám chữ bệnh vào phần mềm kế toán theo định kỳ.
