Hướng dẫn thao tác lưu trữ và tra cứu hóa đơn điện tử.

Lưu trữ và Tra cứu hóa đơn điện tử là một trong những nghiệp vụ chính trong áp dụng hóa đơn điện tử của Doanh nghiệp. Cũng như là mối quan tâm đầu tiên khi quyết định áp dụng hóa đơn điện tử của Doanh nghiệp. Tra cứu hóa đơn điện tử giúp cho Doanh nghiệp khẳng định tính pháp lý và minh bạch của mình.

1. Tra cứu hóa đơn điện tử

Tra cứu hóa đơn điện tử được chia ra làm hai phần:

1. Người bán tra cứu hóa đơn điện tử của mình xuất.
2. Người mua tra cứu hóa đơn điện tử của người bán.

Người bán tra cứu HDDT của mình trên phần mềm.

Người bán tra cứu hóa đơn điện tư của mình thì người bán truy cập vào trương trình -> Chọn Menu Hóa đơn -> Chọn mẫu hóa đơn -> Tra cứu theo từng cột thông tin mà mình muốn tìm kiếm.

Người mua tra cứu HDDT do người bán cung cấp.

Để tra cứu được thông tin về hóa đơn điện tử do người bán cung cấp, người mua cần có các thông tin do người bán cung cấp bao gồm:

• Đường Link tra cứu hóa đơn điện tử
• Thông tin tra cứu hóa đơn điện tử như: mã số bảo mật, số hóa đơn,….. thông tin này thì phụ thuộc vào mỗi nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, yêu cầu của người bán (người xuất hóa đơn điện tử) khác nhau thì sẽ có những thông tin khác nhau.

Phương pháp tra cứu hoa đơn điện tử.

• Bước 1: Vào đường link tra cứu hóa đơn do người bán hàng cung cấp.
• Bước 2: Nhập đoạn thông tin do người bán cung cấp hoặc username / password do người bán hàng cung cấp. Thông thường, người mua tra cứu trên cổng thông tin của PTP-Invoice cần nhập hai thông tin là MST của người bán và dẫy ký tự bảo mật.

Bên cạnh đó, người bán cũng có thể in bản thể hiện của hóa đơn từ giao diện hoặc tải hóa đơn về để lưu trữ.

Tham khảo: Phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy và hóa đơn giấy thông thường

2. Lưu trữ hóa đơn điện tử

Căn cứ theo luật Kế toán số 88/2015/QH13, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ được lưu trữ trên server của PTP -invocie trong 10 năm với những tiêu chuẩn cao nhất về bảo mật, lưu trữ. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử cũng có thể được lưu trữ trên cả server (Máy tính) của doanh nghiệp để phục vụ các công tác riêng. Do đó rủi ro về hỏng, mất hóa đơn hoàn toàn được giải quyết.

Hóa đơn điện tử là loại hình hóa đơn mới với rất nhiều lợi ích vượt trội so với hóa đơn giấy truyền thống. Theo lộ trình dự kiến, kể từ 2018, khoảng 30% số doanh nghiệp đang hoạt động sẽ phải áp dụng HĐĐT. HĐĐT đang dần thay thế hóa đơn giấy truyền thống trong giao thương kinh tế và đây là xu hướng tất yếu của tất cả các quốc gia trên thế giới và Việt Nam cũng không phải ngoại lệ. Qua đây, mong rằng PTP-invoice đã giúp các bạn giải đáp được phần nào những thắc mắc về lưu trữ và tra cứu hóa đơn điện tử.

Nếu có bất kỳ câu hỏi về HĐĐT, các bạn có thể liên hệ với PTP-invoice tại live chat hoặc qua mail: chamsockhachhang.ptp@gmail.com