Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế hay Hóa đơn xác thực là hóa đơn điện tử được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống cấp mã xác thực của cơ quan thuế trước khi được chuyển cho người mua, qua đó giảm thủ tục hành chính và bảo vệ doanh nghiệp trước tình trạng hoá đơn của doanh nghiệp có thể bị làm giả. Người dùng có thể truy cập vào trang web của tổng cục thuế để tra cứu và kiểm tra thông tin hóa đơn.
Ngày 23/06/2015, BTC đã ban hành quyết định số 1209/QĐ-BTC về việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của CQT, theo đó, việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử xác thực đã được áp dụng thí đểm cho 200 doanh nghiệp thuộc cục thuế Hà Nội và TP HCM.
Đặc điểm của hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế:
Ngoài những thông tin cần có theo quy định trên hóa đơn hiện hành, hóa đơn điện tử có mã xác thực còn có thêm một số thông tin sau:
Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn xác thực (Nguồn: Internet)
Số xác thực: là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế và được cấp thông qua hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục Thuế.
Mã xác thực: là chuỗi ký tự được mã hóa, được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
Bên cạnh mã xác thực và số xác thực, trên hoá đơn xác thực còn có mã QR, là mã vạch được đặt ở góc trên bên phải của hoá đơn xác thực. Người sử dụng có thể dùng các thiết bị điện tử có cài phần mềm đọc mã QR như điện thoại, máy tính bảng để đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn. Mặc dù vậy, những thông tin về hoá đơn của doanh nghiệp luôn được bảo mật.
Các mô hình cấp mã xác thực cho hóa đơn điện tử
Hiện có 2 mô hình cấp mã xác thực bao gồm:
Mô hình xác thực hóa đơn phân tán là mô hình sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin của Tổng cục Thuế và thiết bị cấp mã xác thực đặt tại doanh nghiệp để cấp mã xác thực hoá đơn cho doanh nghiệp. Sau khi doanh nghiệp lập, ký điện tử trên hóa đơn điện tử, hệ thống xử lý hóa đơn điện tử của doanh nghiệp tự động chuyển thông tin sang hệ thống xác thực của cơ quan thuế đặt tại doanh nghiệp để xác nhận. Với hình thức này, doanh nghiệp phải định kỳ gửi dữ liệu về phần mềm cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục thuế (ICC).
Mô hình cấp mã xác thực hoá đơn tập trung là mô hình sử dụng hệ thống thiết bị cấp mã xác thực đặt tại Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực hoá đơn cho doanh nghiệp. Sau khi nhận được hóa đơn điện tử doanh nghiệp gửi, phần mềm xử lý hóa đơn điện tử của tổng cục thuế (VAN) sẽ tự động kiểm tra các thông tin của doanh nghiệp, ký điện tử và gửi thông tin về phần mềm ICC. Sau đó, hóa đơn điện tử sẽ được gửi trả cho doanh nghiệp. Với hình thức này, hóa đơn điện tử có 2 trạng thái là “Thành công” và “Không thành công”.
Một số quy định liên quan đến hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế:
Hóa đơn điện tử xác thực – Hóa đơn xác thực (Nguồn: Internet)
Ngoài những yêu cầu cần có theo quy định của hóa đơn hiện hành hóa đơn điện tử có mã xác thực cần đáp ứng thêm một số yêu cầu sau:
Trong ký hiệu mẫu hóa đơn doanh nghiệp sử dụng ký tự số “0” để thể hiện số liên hóa đơn, trên hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế không cần có tên liên hóa đơn.
Doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực ngay sau khi đăng ký phát hành thành công tại phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) (Theo quy định hiện hành đối với hóa đơn giấy, doanh nghiệp chỉ được sử dụng hóa đơn sau khi thông báo phát hành với cơ quan thuế 05 ngày).
Thủ tục và Điều kiện đăng ký hóa đơn điện tử xác thực:
Điều kiện Đăng ký Hóa đơn điện tử xác thực:
Doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động;
Có chứng thư số (Chữ ký số) theo quy định của pháp luật. Chứng thư số phải có thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực;
Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet.
Thủ tục Đăng ký Hóa đơn điện tử xác thực:
Doanh nghiệp tự nguyện đăng ký áp dụng.
Việc áp dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế sẽ giúp doanh nghiệp giảm thời gian đăng ký phát hành hoá đơn điện tử mới và báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn điện tử. Bên cạnh đó, hoá đơn xác thực sẽ giúp giảm thiểu chi phí quản lí cho doanh nghiệp trong việc in, phát hành, vận chuyển, bảo quản và lưu trữ hoá đơn. Thêm vào đó, 95% doanh nghiệp hiện đang kê khai thuế qua mạng nên doanh nghiệp có thể dễ dàng tận dụng hạ tầng công nghệ thông tin đã có để sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
