Các quy định quy trình về thực hiện biên lai điện tử

Ngành thuế đang dần dần hiện đại hóa các thủ tục hành chính để doanh nghiệp dễ dàng thực hiện và phát triển. Trong đó, ngành thuế đang triển khai thực hiện biên lai điện tử. Tuy nhiên, có nhiều doanh nghiệp gặp vướng mắc trong quá trình thực hiện. Vì vậy, Tổng cục thuế đã đưa ra các quy định, quy trình hướng dẫn cụ thể về thực hiện biên lai điện tử.

Biên lai điện tử là gì

Biên lai là chứng từ nhận được khi đóng các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật. Loại và hình thức biên lai được quy định rõ tại khoản 1, điều 2 khoản 3 điểm c TT 303/2016/TT-BTC. Và biên lai điện tử được quy định là những thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ công. Các dữ liệu này sẽ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ, quản lý bằng phương thức điện tử theo quy định. Biên lai điện tử giúp cho doanh nghiệp và cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra, rà soát.

Quy định về hủy biên lai điện tử

Việc hủy biên lai điện tử được quy định và hướng dẫn cụ thể tại thông tư 303/2016/TT-BTC. Hủy biên lai điện tử cũng giống như hóa đơn điện tử, khi đó biên lai, hóa đơn không còn giá trị sử dụng nữa. Cụ thể, mọi người sẽ không thể truy cập hoặc tham chiếu thông tin trong hóa đơn, biên lai đó.

Việc hủy biên lai điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của thông tin trên biên lai gốc, còn hệ thống dữ liệu thông tin vẫn phải được hoạt động bình thường. Biên lai hết hạn lưu trữ theo quy định và không có quyết định nào khác thì được phép hủy.

Các trường hợp sau đây được hủy biên lai:

• In sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng.
• Biên lai đã được lập từ các đơn vị kế toán thì hủy theo quy định pháp luật.
• Hủy những biên lai không tiếp tục sử dụng của các tổ chức thu phí, lệ phí.
• Đối với trường hợp biên lai là vật chứng của vụ án thì dù biên lai chưa được lập vẫn phải được hủy theo quy định.

Trình tự hủy biên lai điện tử

• Sau khi thông báo cơ quan quản lý thì thời hạn thực hiện hủy biên lai không quá 30 ngày
• Lập bảng kiểm kê biên lai cần hủy
• Thành lập hội đồng hủy biên lai
• Các thành viên liên quan đều phải ký vào biên bản hủy biên lai và chịu trách nhiệm nếu có sai sót.
• Lập hồ sơ hủy biên lai
• Cơ quan thuế thực hiện hủy biên lai.

Chuyển biên lai điện tử sang biên lai giấy

Khi chuyển đổi biên lai điện tử sang biên lai giấy phải thực hiện theo đúng nguyên tắc và chỉ được chuyển đổi một lần. Trong biên lai chuyển đổi có dấu và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của trung tâm hỗ trợ đăng ký kinh doanh.

Việc chuyển đổi biên lai là để phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định. Thực hiện chuyển đổi biên lai điện tử sang biên lai giấy cần đáp ứng được các điều kiện sau:

• Về điều kiện chuyển đổi: phản ánh toàn vẹn nội dung của biên lai gốc, có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ biên lai điện tử sang biên lai giấy; có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ biên lai điện tử sang biên lai giấy.
• Về giá trị pháp lý: Khi đảm bảo được tính toàn vẹn của thông tin trên biên lai gốc, có xác nhận được chuyển đổi và chữ ký người thực hiện chuyển đổi thì biên lai điện tử chuyển đổi sẽ có giá trị pháp lý.
• Về ký hiệu riêng: Thực hiện biên lai chuyển đổi với các ký hiệu riêng thì những ký hiệu này phải chứa đầy đủ thông tin: dòng chữ phân biệt giữa biên lai chuyển đổi và biên lai điện tử gốc, họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

Xử lý biên lai điện tử đã lập

Trường hợp hủy biên lai: Điều kiện để hủy biên lai điện tử đã được lập:

• Đơn vị hỗ trợ đăng ký kinh doanh chưa kê khai nộp phí
• Người nộp phí chưa hạch toán chi phí
• Cả đơn vị hỗ trợ đăng ký kinh doanh và người nộp phí đều xác nhận sai sót.

Khi đó đơn vị hỗ trợ đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện hủy biên lai, biên lai điện tử đã hủy phải được lưu trữ lại.

Trường hợp điều chỉnh sai sót của biên lai:

• Biên lai điện tử đã được lập và gửi cho người nộp phí
• Trung tâm hỗ trợ đăng kí kinh doanh đã kê khai
• Người nộp phí đã hạch toán chi phí.

Với trường hợp trên, khi phát hiện sai sót trong biên lai thì cả 2 bên trung tâm và người nộp phí cùng nhau lập văn bản thỏa thuận. Trong văn bản này phải ghi rõ sai sót, có đầy đủ chữ ký của 2 bên. Sau đó bên trung tâm hỗ trợ đăng ký kinh doanh phải lập biên bản điện tử điều chỉnh sai sót đó.

Trong biên bản phải ghi rõ những điều chỉnh tăng, giảm là bao nhiêu. Sau khi có biên lai điều chỉnh, trung tâm sẽ thực hiện kê khai điều chỉnh, còn người nộp phí thì hạch toán điều chỉnh. Chú ý những ký hiệu, dấu trong biên lai điều chỉnh, đặc biệt không được ghi số âm.