SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ - KHÔNG LO MẤT MÁT, KHÔNG LO THẤT LẠC

Mất hóa đơn, thất lạc hóa đơn dường như là mối lo lắng chung của các doanh nghiệp. Chính vì vậy, sử dụng hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu nhất giúp các doanh nghiệp yên tâm, không lo mất mát, không không lo thất lạc.


Phương pháp in – xuất và giao nhận hóa đơn truyền thống
Đây là phương pháp đầu tiên được áp dụng và cho đến nay, vẫn còn rất nhiều các doanh nghiệp sử dụng phương pháp này để giao hóa đơn đến khách hàng của mình. Với phương pháp giao nhận hóa đơn theo hình thức này, doanh nghiệp cũng như khách hàng có thể giao - nhận hóa đơn theo hai cách:

 
Phương thức gửi Hóa đơn giấy chứa nhiều hạn chế và rủi ro
 
Giao nhận trực tiếp: Với cách giao nhận này, hai bên sẽ tiến hành thỏa thuận trực tiếp các nội dung liên quan đến hóa đơn tại thời điểm mua – bán hàng và hóa đơn sẽ được xuất trực tiếp tại chỗ cho người mua.

Gửi gián tiếp qua hệ thống bưu điện, chuyển phát: Các giao nhận này thường được áp dụng với cách mua hàng gián tiếp. Các loại hóa đơn được xuất sẽ thông qua một bên thứ ba để giao tới tay người mua.

Bởi là phương pháp giao nhận tương đối cũ, không linh hoạt, do vậy, phương pháp giao nhận hóa đơn này cũng bộc lộ tương đối nhiều những hạn chế như: Thời gian chờ đợi lâu, thủ tục cấp lại, điều chỉnh thông tin rườm rà, dễ bị thất lạc, khó bảo quản,…

Các phương pháp giao nhận của hóa đơn điện tử
Bên cạnh các hình thức hóa đơn cũ hiện nay vẫn đang được áp dụng, hiện nay, đã có rất nhiều các doanh nghiệp bắt tay vào triển khai các hình thức giao – nhận, in – xuất hóa đơn theo hình thức hiện đại – phương pháp hóa đơn điện tử với nhiều những đặc điểm và lợi ích vượt trội trong cách thức giao nhận như:

 
Hóa đơn điện tử đa dạng về phương thức gủi hóa đơn cho khách hàng
 
Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm
Sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn một cách nhanh chóng vào email cho khách hàng. Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp sẽ nhập thêm địa chỉ email của khách hàng. Doanh nghiệp chỉ cần nhấn nút gửi mail là hóa đơn sẽ được gửi chính xác đến địa chỉ email mà khách hàng cung cấp. Khách hàng sẽ nhận được hóa đơn ngay lập tức và có thể tải hóa đơn về thiết bị của mình để lưu trữ. Có thể nói đây là một phương thức vận chuyển hết sức tối ưu không chỉ cho doanh nghiệp mà còn cho cả khách hàng của doanh nghiệp.

Gửi thông tin hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS để khách hàng tra cứu
Với phương thức gửi thông tin hóa đơn qua tin nhắn, doanh nghiệp khi lập hóa đơn sẽ nhập số điện thoại khách hàng đăng ký để nhận hóa đơn. Sau đó, khi hóa đơn đã có đầy đủ thông tin xác thực, doanh nghiệp sẽ nhấn nút gửi tin nhắn. Lúc này các thông tin về hóa đơn sẽ được gửi về số điện thoại của khách hàng cùng địa chỉ trang web tra cứu hóa đơn. Khách hàng lúc này chỉ cần truy cập vào trang web tra cứu hóa đơn và tải hóa đơn về thiết bị để lưu trữ.

Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường hoặc copy vào USB
Trường hợp doanh nghiệp không sử dụng hệ thống gửi email tích hợp trên phần mềm, doanh nghiệp hoàn toàn có thể export hóa đơn ra file dạng nén và đính kèm vào email thường dùng để gửi cho khách hàng. Hoặc khách hàng muốn nhận file hóa đơn trực tiếp từ doanh nghiệp mà không muốn nhận mail thì doanh nghiệp có thể copy file hóa đơn đã export vào USB cho khách hàng, để khách hàng mang về lưu trữ trên máy tính của mình.

In hóa đơn ra giấy và gửi chuyển phát nhanh như phương thức truyền thống
Với những khách hàng còn chưa quen với những phương thức vận chuyển hóa đơn mới và vẫn có mong muốn nhận hóa đơn bản giấy để lưu trữ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể in bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử, ký tên, đóng dấu đỏ và gửi trực tiếp cho khách hàng hoặc gửi qua phương thức chuyển phát nhanh truyền thống.

Có thể nói, sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không chỉ có thêm nhiều phương thức để gửi hóa đơn tới khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp mình tiết kiệm thêm rất nhiều chi phí như chi phí in ấn hóa đơn hay chi phí chuyển phát nhanh. Với những lợi ích thiết thực như vậy, hóa đơn điện tử xác thực trong tương lai sẽ là một xu thế tất yếu được các doanh nghiệp lựa chọn.

Lợi ích của phần mềm hóa đơn điện tử PTP - INVOICE

 

PTP-INVOICE là một trong những giải pháp hóa đơn điên tử và hóa đơn điện tử xác thực được chứng nhận bởi cơ quan thuế – tự hào là một trong những phần mềm hóa đơn chuyên nghiệp – bảo mật – tiện ích, mang đến cho doanh nghiệp dịch vụ hoàn hảo nhất.

Ngoài ra phần mềm PTP-I INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác:

Mọi chi tiết về phần mềm PTP-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIỄN THÔNG & IN BƯU ĐIỆN
Trụ sở chính
: Số 564 đường Nguyễn Văn Cừ, Phường Gia Thụy, Quận Long Biên, TP Hà Nội
Hotline : 024 3877 6556 – 0912 113 140
Chi nhánh miền Trung :
344 Trưng Nữ Vương, P. Bình Thuận, Q. Hải Châu, TP. Đà Nẵng.
Liên hệ : 0236 3888 222 - 0905191678
Chi nhánh miền Nam
F1/15, Ấp 6 - Xã Vĩnh Lộc A – Q. Bình Chánh – TP. Hồ Chí Minh
Liên hệ : 028 38170153 - 0989458084